Cette année on s’OR-GA-NISE

Et si en 2022 on pilotait ses projets plus efficacement?

Nous avons tous des projets à mener

Qu’ils soient personnels, professionnels, associatifs, nous faisons tous partie de projets. Et pourtant la gestion et le pilotage de projets n’a quasiment pas évolué depuis des décennies. On enchaîne ainsi des réunions où l’ordre du jour se résume à « point d’avancement du projet X ». J’ai assisté à un nombre incroyable de réunions brouillon où le pilote du projet liste les points de blocage. Et encore quand la réunion ne vire pas au règlement de comptes et à des renvois de balle digne des finales de Rolland Garros. 

Ces problématiques se rencontrent à tous les niveaux et on ne liste plus les projets plantés ou en retard à cause d’un mauvais pilotage. A titre d’exemple on peut citer l’EPR de Flamanville qui en est à plus de 10 ans de retard et risque de coûter 4 fois son prix initial. Sans rentrer dans le débat de nombreux éléments on fait défaut dans le pilotage et le suivi du projet: conformité des éléments attendus, chiffrages et suivi des sociétés intervenant sur le chantier.

Mais alors concrètement quelle méthode pourrait-on mettre en place?

Avant de répondre à cette question je poserai les objectifs derrière cette question. Chercher à bien s’organiser répond aux objectifs suivants:

• Gagner du temps en réunion
• Faire moins de grosses réunions et plus de petits points d’étape
• Voir en un clin d’œil ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire
• Mieux identifier les blocages et trouver les solutions
• Optimiser le temps de travail: éviter les pertes de temps, les doublons, les attentes inutiles

Une nouvelle méthode, le scrum

Le monde des développeurs informatiques résonne d’un mot depuis près de 20 ans: la méthode Agile. C’est une méthode qui apporte de la flexibilité dans le pilotage des projets et qui remet au centre la communication. Vous ne comprenez pas ce que je veux dire? Ce n’est pas grave, je vais détailler ce concept en parlant d’une méthode Agile que j’ai pu tester: le SCRUM. 

Au lancement du projet, le propriétaire du produit (ou le responsable du projet) liste tous les éléments, toutes les tâches à réaliser dans un tableau. Il priorise les tâches. En effet si le projet consiste à organiser un mariage, la tâche « envoyer les cartons d’invitation » est non seulement indispensable mais prioritaire. Par contre la tache « décorer les tables » bien qu’importante n’empêchera pas le mariage de se dérouler. Ce travail permet de déterminer ce que les développeurs appellent le MVP: le strict minimum pour que le projet aboutisse.

Si plusieurs personnes travaillent sur le projet, alors on lance une méthode dite de mêlée (scrum), comme au rugby. Il va falloir déterminer un tempo au projet. C’est-à-dire une durée pendant laquelle les collaborateurs vont travailler sur une tâche qui leur a été assignée. Cette durée dans le monde du développement est de 15 jours en général. Chacun se saisit d’une tache et va s’en occuper pendant cette période.

Mais attention, cette méthode scrum ne s’arrête pas là. La partie la plus importante commence. Chaque jour toute l’équipe se réunit quelques minutes et chacun détaille son avancée et les problématiques qu’il rencontre. L’objectif n’est pas de juger le travail mais bien de calibrer les tâches et les ressources nécessaires et de bénéficier de l’aide du groupe si nécessaire.

Cette méthode est également flexible. Il est en effet possible d’ajouter ou de retirer des fonctionnalités ou des taches du projet sans impacter le travail déjà réalisé. La méthode permet de visualiser facilement l’avancement des projets et ses blocages. Il est possible d’anticiper les retards et de mieux supporter les imprévus.

Maintenant que nous avons vu le comment, voyons l’outil qui peut servir de base. 

Un outil gratuit: Trello

Je reprends mon projet de mariage (toute ressemblance avec une situation existante étant purement fortuite). Je rassemble mon équipe: parents, amis, témoins… Je les invite tous sur un tableau crée gratuitement sous Trello. Dans cet espace je vais lister toutes les taches dans 3 colonnes: à faire, en cours et réalisé. Je vais décrire dans chaque étiquette une tâche que je vais assigner à une personne. Je peux également prioriser mes tâches à l’aide d’un code couleur.

Comment créer un tableau?

Se rendre sur le site Trello, créer un compte puis  dans la partie réservée à votre espace de travail, cliquer sur tableaux et cliquer sur « Créer un tableau ». Trello chargera automatiquement un tableau. Vous pourrez alors inviter vos collègues en rentrant leur mail. Ils recevront alors une invitation à rejoindre votre équipe.

Il ne reste qu’à saisir les listes: à faire, en cours, réalisé et toute colonne que vous jugerez importante.

Vous pourrez enfin lister les tâches à réaliser.

Vous disposez maintenant d’un support à la fois riche et pratique. A chaque fois qu’une tâche avance, chaque membre peut l’enrichir, la modifier.

Trello est un parfait support de réunion. Le responsable du projet peut faire le point des avancements avec l’équipe, réaffecter des ressources en cas de blocage et reclasser les taches dans la colonne « réalisé ».

Conclusion

Un projet, petit ou grand, ça se pilote! Que l’on soit seul où 10 il existe une méthode simple et efficace, la méthode agile sous Trello. Il existe d’autres outils que Trello mais ce dernier est à mon sens le plus accessible à des non-professionnels.

Cet outil et cette méthode peuvent rentrer dans la culture de nos projets. Je l’utilise personnellement dans la gestion de mes projets. Si j’interviens dans un projet avec vous, j’utiliserai cette méthode. Je peux également vous aider à la développer dans votre organisation. Cette méthode rentre aussi dans un package d’organisation que je propose: pilotage d’association. Ce package permet de regrouper 3 aspects de la gestion d’une association: le pilotage administratif, la gestion dématérialisée des documents et le pilotage budgétaire. Alors n’hésitez pas à me contacter.