L’objectif de cet article est de vous présenter quelques outils qui peuvent révolutionner votre organisation. Ils n’y sont pas tous, j’y reviendrai plus en détail dans d’autres articles.
Dans nos vies professionnelles la première révolution a été l’arrivée de l’ordinateur. La seconde fut internet. La troisième, à mon sens, est l’accès à tous à des outils et des services qui étaient autrefois réservés à des grosses entreprises.
Il y a 10 ans faire une réunion en visioconférence nécessitait un matériel complexe et une connexion renforcée. Aujourd’hui et avec les confinements, la visio est totalement démocratisée.
Depuis quelques années des outils d’organisation et de développement du travail se répandent sur internet. Il faut cependant, les trouver, les découvrir avant enfin d’en trouver l’intérêt pour son organisation.
En réalité le seul vrai frein c’est le temps. Le temps de chercher, de se former, de mettre en place. Et pourtant nous courrons tous après le temps en oubliant qu’investir dans du temps pourrait demain nous en faire gagner.
Alors j’espère ici vous en faire gagner un peu en listant les outils que j’ai utilisés et qui m’ont aidé.
La forêt des nouveaux outils
On peut classer les outils selon leur finalité:
- Création graphique, communication: créer une palette de couleur, un logo, une affiche
- Gestion budgétaire
- Pilotage de projet
- Gestion d’équipe, travail collaboratif
Création graphique
Pour la création l’outil le plus complet à mon sens (et à mon petit niveau) reste Canva. On peut tout y faire, affiche, logo, carte de visite, CV original, publications pour réseaux sociaux. Vous pouvez même partager vos créations sur internet à qui vous voulez à l’aide d’un lien personnalisé. L’outil est facile de prise en main et la version gratuite permet de réaliser pas mal de choses. La version payante offre de belles fonctionnalités.
Si vous n’avez aucun sens artistique comme moi et que vous cherchez une identité visuelle, vous devrez passer obligatoirement par la palette de couleurs. Pas de site ou d’affiche sans charte graphique. Canva peut vous aider mais vous pouvez aussi piquer des palettes toutes faites sur le site Trending Color Palettes. En plus c’est totalement gratuit.
Pour les images c’est plus compliqué. Il y a une foule de banques d’images en lignes. Pixabay est pas trop mal (attention aux photos payantes insérées au milieu). Mais vous pouvez aussi lancer une recherche Goggle image. En cliquant sur « outils » vous pourrez choisir les droits d’usage de votre image. Les licences Creative Commons vous détaillent l’utilisation possible (commerciale ou non).
Gestion budgétaire
Difficile de se passer d’un logiciel payant de comptabilité. Le logiciel libre et gratuit Grisbi offre pas mal de fonctionnalités pour ceux qui ont des besoins basiques.
Pilotage de projets
Nous entrons ici dans la forêt mystérieuse et passionnante des outils collaboratifs. Ils sont nombreux et de plus en plus efficaces. Alors pourquoi s’en priver. Ils sont d’autant plus nécessaires que désormais les équipes sont éloignées physiquement d’un bureau, d’un étage et même de chez eux.
Pour gérer un projet le besoin le plus basique est de lister des taches, de les affecter et de suivre leur réalisation. L’outil Trello fait tout cela. Il est gratuit et facile de prise en main
L’outil ultime de gestion de projet, d’équipe, de clients, de prospects et bien plus encore
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Entre experts tout le monde en parle, il s’agit de Notion. L’outil a des fonctionnalités très avancées sans nécessiter des compétences en codage.
Dans Notion vous avez la liberté de créer les espaces dont vous avez besoin:
- Bloc-notes
- Liste de choses à faire (comme Trello mais en plus avancé)
- Agenda
- Suivi de projets et de dates limites
- Base de clients, prospects, contacts
- Etablissement de devis ou de feuilles calculées
- Conception de pages web rapides et conviviales
- …
Bref, Notion a peu de limites. Il est concu comme un outil collaboratif (en version payante pour les grosses équipes). Pas besoin d’hébergement de site web ou autre; l’outil vous donne un lien sécurisé à partager avec vos équipes ou clients.
La seule limite de Notion c’est le temps à investir pour construire ses espaces. Pour voir un peu ce que cela donne, rendez-vous sur mon tableau de bord d’exemple.
Conclusion
Les solutions existent, c’est indéniable. Mais il existe une denrée encore plus coûteuse que l’argent de nos jours, le temps. Le temps de chercher le bon outil, de se l’approprier et enfin de le mettre en place.
Je suis convaincu que les organisations qui sauront investir dans ces outils seront celle qui demain auront une clientèle plus large, des subventions plus facilement, une organisation du travail fiable et résiliente.
Dans la palette des services que je propose il y a une part dédiée à ces outils. Pourquoi vous faire payer une fortune un outil que je vais fabriquer alors que je peux vous adapter un outil déjà existant?
N’hésitez pas à prendre contact avec moi. Poser une question c’est déjà commencer à y répondre!
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